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POLÍTICA INSTITUCIONAL DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE AGROX S.A.S.

 

AGROX S.A.S., sociedad inscrita en la Cámara de Comercio de Cali, con matricula mercantil Nro.944011-16 domiciliada en Cali, Valle del Cauca, titular del NIT. 900.928.986-5, atendiendo lo dispuesto en la Ley 1581 del 17 de octubre de  2012 y elCapítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015, normativa que establece  las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales  a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la Información; por lo tanto, AGROX S.A.S. en cumplimiento de sus obligaciones legales y consciente  de sus responsabilidades  en el  tratamiento de datos   personales que le asiste, establece su POLÍTICA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES en aras de dar efectivo cumplimiento a las regulaciones sobre el tema   y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recepcione y administre AGROX S.A.S., política que se rige bajo los siguientes parámetros:

 

  1. OBJETO.

La empresa AGROX S.A.S., en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto  1377 de 2013, conforme las Políticas internas de la empresa, orientadas al adecuado tratamiento y administración de la información y  datos personales de clientes, proveedores, directivos, empleados, terceros y demás personal relacionado con nuestros servicios, ha diseñado la presente Política de Manejo de la Información de carácter personal y bases de datos en la cual se informa, se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que se tiene acceso en el desarrollo del objeto social de la empresa y  la cual se obtiene   por cualquier medio como puede ser entre otros,  a través de documentos, mensajes de datos,  medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial, laboral o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores y demás personal vinculado a través de relaciones comerciales, laborales o legales con la empresa  AGROX S.A.S.

 

  1. MARCO LEGAL

-Constitución Política, artículos 15 y 20.

-Ley 1581 de 2012

-Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013

 

  1. DEFINICIONES

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para los efectos de la presente Política de Manejo de Datos y en aras de una mayor información para los usuarios, se puntualizan los siguientes conceptos:

 

-AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

-BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

-DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

 

-ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

-RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

-TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

 -TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, modificación, circulación o supresión.

 

-AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

-DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible al cual se puede acceder libremente. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

-DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

-TRANSFERENCIA: Actividad realizada cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

-TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL CONTACTO, USO, CONSERVACIÓN Y MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES.

AGROX S.A.S., es responsable del manejo y conservación de los datos personales de los clientes, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, trabajadores y terceros, con los cuales tenga alguna relación comercial, laboral o legal. En ese orden, para dar mayor claridad sobre las dependencias de la empresa que tienen contacto con las bases de datos, se establece que las áreas con manejo de las bases de datos, para los fines descritos a continuación son:

 

-       Área  Administrativa de Gestión Humana.

-       Área Financiera

-       Área de Revisoría Fiscal.

-       Área Contabilidad.

-       Área de compras.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES RESPECTO A AGROX S.A.S.

Los titulares de los datos personales que están a cargo de AGROX S.A.S., tienen derecho a:

 

  1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a  AGROX S.A.S., respecto a los datos que considere no autorizados, parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o  aquellos que induzcan a error.
  1. Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a AGROX S.A.S. para el tratamiento de los respectivos datos personales.
  1. Derecho a ser informado por AGROX S.A.S., previa solicitud del titular de los datos o de su representante, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
  1.  Derecho a presentar las quejas cuando considere que se ha hecho un mal o erróneo manejo de sus datos personales.
  1. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere pertinente.
  1. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con  AGROX  S.A.S.
  1.  Derecho aque se conserve y archive en forma segura y confiable los datos personales recepcionados.
  1. Derecho a conocer en las oficinas de la empresa y mediante la web de AGROX S.A.S. la política de manejo de datos personales, podrá tener acceso al funcionario  encargado del manejo de  datos personales a través  del correo contacto@agrox.com.co

 

  1. DEBERES DE AGROX S.A.S., COMO RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES.

AGROX S.A.S., en cumplimiento de los parámetros legales y constitucionalmente establecidos, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y en aras del respeto por los mismos, se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento de dichos datos:

 

- AGROX S.A.S., deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, trabajadores, proveedores, terceros y personas naturales  en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para lo cual, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate, a través de medios como el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio web de AGROX S.A.S., y otros medios o canales de comunicación  que a futuro se implementen.

- AGROX S.A.S., en todos los casos en los que recopile datos personales, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos, y conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares.

- AGROX S.A.S., debe informar la identificación, dirección electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de encargado del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web de AGROX S.A.S., y el respectivo correo electrónico.

- AGROX S.A.S., deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas. 

- AGROX S.A.S., deberá informar al titular que cuando se trate de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

- AGROX S.A.S., deberá informar a los titulares, que estos son responsables de mantener la confidencialidad de las contraseñas que se generen, así como de las actividades que se realicen a través de éstas y acepta el usuario notificar a AGROX S.A.S. inmediatamente el uso no autorizado de su(s) contraseña(s), cuenta(s), o cualquier otra vulneración de la seguridad de la que tenga conocimiento.

-AGROX  S.A.S., deberá conservar con las debida seguridad, diligencia y cuidado  los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

 

  1. CASOS EN LOS CUALES AGROXS.A.S., NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

AGROX S.A.S., no requerirá la autorización del Titular de la información, cuando se trate de:

- Cuando la información que posea del correspondiente titular sea solicitada a AGROX S.A.S., por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

-Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

-Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

-En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos. 

-Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

  1. FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES, MANEJO Y CONSERVACIÓN.
  2.  

 AGROX S.A.S., en cumplimiento de su objeto social y sus relaciones comerciales, laborales y legales con terceros, entiéndase por estos, clientes, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; tiene  por finalidad con la obtención de los Datos Personales, llevar a cabo diversos usos dentro de los cuales se constituyen entre otros:

- Para la Gestión comercial​ de clientes de AGROX S.A.S.

- Informar acerca de eventos corporativos, o comerciales de la empresa.

- Realizar encuestas de procesos internos de la empresa.

-Dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes o judiciales.

- Dar respuesta a entidades con las cuales tiene relación AGROX  S.A.S para el desarrollo de su objeto social.

-Para Procesos de calidad.

-En relación con los trabajadoresde AGROX S.A.S., los fines de la información son para comunicados internos, afiliaciones, pagos de nómina, bases de datos y toda información que se requiera para la ejecución de los contratos de trabajo y bases de datos para la organización administrativa de la entidad. 

- Para mantener actualizada la información de los familiares y/o beneficiarios de los trabajadores de la empresa.

- Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono), y la constante actualización de datos de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y o jurídicas con los que se tenga AGROX S.A.S., alguna relación comercial, laboral o legal.

- Para toda actividad que considere necesaria acorde la relación comercial, laboral o legal entablada  por AGROX S.A.S.

 

  1. LA AUTORIZACIÓN

 Con la finalidad de dar un cabal cumplimiento a la presente política de Datos Personales, AGROX S.A.S., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos personales  y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de la misma. La cual, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

Dicha Autorización, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del decreto 1377 de 2013, es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

-Responsable o encargado de recopilar la información.

-Datos recopilados.

-Finalidades del tratamiento de datos.

 -Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

 

  1.  PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES 

AGROX S.A.S., en el evento   de tener relación o contacto con menores de edad, manifiesta que el tratamiento, manejo y conservación de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado con mayor diligencia y cuidado respectando sus derechos y garantías constitucionales de acuerdo a lo reglado por la Ley  1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para lo cual siempre se  deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal o del acudiente  de la niña, niño o adolescente. 

  1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS,  SOLICITUDES Y PETICIONES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS 

Todo titular de datos personales que estén bajo responsabilidad de AGROX S.A.S.,  tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (P.Q.R.) que sea presentada a AGROX S.A.S., por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo la normatividad vigente para el caso.

 

CONSULTAS

La Política de manejo de la información personal por parte de AGROX S.A.S., y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

 

http://www.agrox.com.co/

 

http://www.agrox.com.co/politicadedatospersonales/

 

-Personalmente ante nuestras oficinas de atención al público en la calle 48 Norte Nro. 4AN - 56 Barrio La Flora, Cali Valle del Cauca. 

-Vía telefónica: (2) 3756773

 

  1.  RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DATOS PERSONALES.

 AGROX S.A.S., tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento, a través de la presente política se permite informar y dar a conocer sus datos de identificación:

 

Razón social: AGROX S.A.S.                 NIT: 900.928.986-5

 

Domicilio principal: Calle 48 Norte Nro. 4AN - 56 Barrio La Flora, Cali Valle del Cauca.

 

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de la coordinación de los sitios web. Correo: contacto@agrox.com 

 

La presente Política de Datos Personales, se implementa a los 15 de febrero de 2016.

 

 

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA:

 

 

 

NOMBRE:

Claudia Yaneth Moya

Diana Ximena Moreno

Mario Alfredo Prada

CARGO:

Asistente Gestión Humana

Gerente Admón. Gestión Humana

Gerente General